Perheen hätäsyyt tai tapahtumat ilmoittaaksesi työnantajallesi. Työstäsi tai toimialastasi riippumatta tulee joskus tilanteita, jolloin joudut pyytämään vapaata odottamattomien olosuhteiden vuoksi. Vaikka useimmat yritykset tiedostavat, että tietyt tapahtumat ovat odottamattomia, perhevapaan hakemisen ymmärtäminen on välttämätön ammatillinen taito vaikeinakin aikoina.
Työnantajat tunnustavat ammattitaitosi, ja korkeiden standardien noudattaminen osoittaa, että rakastat työtäsi ja kunnioitat työtovereitasi.
Ovatko perheen hätätilanteet hyviä tekosyitä töistä puuttumiseen?
Ei ole koskaan hyvä idea käyttää perheen hätätilanteita tekosyynä työn poissaolleelle. Esimerkiksi sairas lapsi ei yksinkertaisesti ole hyvä tapa selittää työnantajallesi, että odottamattomat olosuhteet estivät sinua palaamasta töihin.
Käytä sen sijaan vähemmän vakavia tekosyitä. Hyvät tekosyyt ovat yksinkertaisia ja rehellisiä. Esimerkiksi mielenterveyspäivä. Tai käsittelet vakavaa terveydentilaa. Työn väliin jääminen ei ole vakava ongelma työnantajalle. Vaikka heille valehteleminenkin voi olla.
Huono tekosyy: Odottamaton leikkaus.
Hyvä perustelu: Tarvitaan mielenterveyspäivä.
Aiheeseen liittyvä: Tekoja päästä eroon töistä
Mikä on perhevapaa? (todelliset syyt perhevapaalle)
Perhevapaa on vapaata töistä onnettomuuteen joutuneen, äkillisesti sairastuneen tai muun pätevän lääketieteellisen hätätilanteen vuoksi läheisen perheenjäsenen hoitamiseksi.
Perheen hätätilanteiksi katsottavia olosuhteita ovat seuraavat:
- Lapsen syntymä.
- Äskettäin adoptoitu tai sijoitettu sijaishoitoon.
- Lähisukulainen joutui auto-onnettomuuteen.
- Läheisellä perheenjäsenellä on todettu vakava sairaus.
- Lähi perheenjäsen, joka on kärsinyt luonnonkatastrofista.
- Perheenjäsenen kuolema tai hautajaisten valmistelu.
- Tilanne tai tapahtuma, joka voi vaarantaa perheenjäsenen mielenterveyden.
Jokaisella yrityksellä on omat sääntönsä ja prosessinsa loman hakemiseen, mutta perhevapaan hakemiseen on olemassa tiettyjä alan laajuisia standardeja. Yhdysvaltain työministeriön mukaan FMLA-laki (Family and Medical Leave Act) suojaa työntekijän oikeutta pitää lomaa määritellyistä perhe- ja lääketieteellisistä syistä.
Tyypillisesti lähi perheenjäsen on jokin seuraavista:
- Kumppani tai puoliso.
- Vanhempi tai puolivanhempi.
- Isovanhempi.
- Vanhempi tai laillinen huoltaja.
- Anoppiäiti tai anoppi-isä.
- Käly tai lanko.
Aiheeseen liittyvä: Tekoja lähteä töistä aikaisin
Kuinka pyytää lomaa perheen hätätilanteisiin
Auttaaksesi varmistamaan työpaikkasi yrityksessä, ylläpitämään ammattitaitoasi ja maineesi sekä helpottamaan siirtymääsi palattuasi, sinun tulee lähettää pyyntösi ja ilmoituksesi oikeita kanavia pitkin. Positiivisissa liiketoimintakulttuureissa on työntekijöiden tukirakenne ja selkeästi määritellyt tietyt toimet, jotka auttavat sinua polun varrella.
Tilanteesta riippuen voit lähettää ammattisähköpostin tai lähettää virallisen kirjeen sekä tarvittavat asiakirjat, kuten syntymätodistuksen, lääkärin ilmoituksen tai kuolintodistuksen, jos työnantajasi sitä vaatii. Kun kirjoitat hätälomakirjettä perheen hätätilanteen hoitamiseksi, pidä seuraavat asiat mielessä:
Noudata yrityksen protokollaa
Noudata liiketoimintapolitiikkaa ja menettelytapoja: Monilla yrityksillä on työntekijöiden käsikirja tai muu käsikirja, jossa hahmotellaan menettelytapojen pyytämiseen perhehätätilanteessa. Toisinaan tietoa voidaan saada henkilöstöosaston tai riskienhallintavastaavan kautta. Yhteyden ottaminen esimieheen tai yhteydenotto voi auttaa sinua noudattamaan liiketoimintaperiaatteita nopeasti ja helposti.
Mainitse hätätilanne
Tunnista hätätilanteen luonne: Vaikka et voikaan haluta lisätä liikaa yksityiskohtia, on avoimuuden vuoksi järkevää antaa yhteenveto asiasta. Suojellaksesi sukulaisesi yksityisyyttä, vältä liiallisten henkilötietojen antamista, mutta paljasta tarpeeksi osoittaaksesi äkillisen poistumisen tarpeen.
Mainitse päivämäärä
Määritä loman alkamispäivä: Vaikka lomasi alkaisi heti, määritä alkamispäivä dokumentoinnin ja selkeyden vuoksi. Yrityksen on otettava huomioon poissaolosi ja varauduttava töiden siirtämiseen muille ensimmäisestä poissaolopäivästä alkaen. Tämä auttaa sinua dokumentoimaan aikasi tarkemmin ja voit käyttää kaikki lomapäivät perheen hätälomaan ja, jos mahdollista, jakaa tuloja.
Ole tarkka
Ole tarkka siitä päivämäärästä, jolloin aiot aloittaa lomasi ja päivämäärän, jolloin aiot palata töihin: Kun kuvailet lomasi alkamispäivää, yritä sisällyttää siihen päivämäärä, jolloin aiot palata töihin. Muista sisällyttää sanamuotoon lause, kuten 'Aion palata työhön...'.
Luota vastuullesi muille
Anna tehtäviä muille: Haluat selittää toimintasuunnitelmasi, paljon enemmän, jos olet johtoasemassa. Ilmoita, kenen odotetaan hoitavan tehtäväsi ja missä määrin poissa ollessasi. Keskustele strategiastasi työtovereiden kanssa etukäteen varmistaaksesi, että he ymmärtävät ja pystyvät auttamaan poissaolosi aikana mahdollisesti ilmenevien velvollisuuksien kanssa. Yhteistyö muiden kanssa voi auttaa keventämään yrityksen ja työtovereiden kuormitusta.
Jätä yhteystiedot
Jätä yhteystiedot: Vaikka et pystyisikään työskentelemään, sinun tulee vakuuttaa työnantajallesi, että olet tavoitettavissa vastaamaan kysymyksiin tai antamaan apua. Sen osoittaminen, että olet edelleen vastuussa poissaolosi aikana, osoittaa johtamiskykysi ja työntekijän arvot. Anna sähköpostiosoite, jonka aiot tarkistaa säännöllisesti, jotta voit tarjota apua ja vastata kyselyihin.
Tämä toimii myös keinona viestiä asemastasi henkilöstöllesi ja pyytää tarvittaessa lisäaikaa.
Anna lisäksi puhelinnumero, josta sinut tavoittaa välitöntä huomiotasi vaativissa hätätilanteissa. Avointen yhteydenpitokanavien ylläpitäminen ja tavoitettavissa oleminen osoittavat sitoutumista työhösi.
Ole ammattimainen
Puhu ammattimaisella äänellä, kun esität tosiasiat. Äänesi tulee olla ammattimaista, mutta silti kiireellistä. Käytä koko viestinnässäsi suoraviivaista kieltä ja kerro mahdollisista huolenaiheistasi poissaolostasi.
Tämä antaa työnantajallesi mahdollisuuden suunnitella näitä haasteita ja osoittaa organisaatiossa suorittamasi toiminnon kriittisen luonteen.
Lopeta kiitollisuuteen
Lopeta arvostuksen ilmaisu. Kiitä työnantajaasi avusta ja ymmärryksestä tässä tilanteessa. Tunnusta heidän ponnistelunsa auttaa sinua ja anna ammattimaista kohteliaisuutta.
Malli perhevapaan pyytämiseen
Haluat olla tarkka ja yksiselitteinen jäsentellessäsi perheen hätälomailmoitusta tai -pyyntöäsi. Grafiikoita, kuten myös muita kuvia tai hymiöitä, tulee välttää. Vaikka voit välittää tunteita viestinnässäsi, se on ammattimainen asiakirja, joka säilyy työasiakirjassasi. Pyri selkeyteen viestissäsi ja osoita kirjeesi välittömälle esimiehelle tai perhevapaahakemusten myöntämisestä vastaavalle henkilölle. Seuraava on esimerkkimuoto ammatilliseen perhevapaapyyntöösi joko sähköpostitse tai kirjeitse:
Sinun nimesi
Emil
Puhelin
Tervehdys, [esimies tai henkilöstöpäällikkö]:
Kohta 1: Selitä ensimmäisessä kappaleessa, miksi tarvitset hätälomaa ja milloin odotat sen alkavan.
Kohta 2: Kuvaile toimintasuunnitelmasi ja sitä, kuka on vastuussa velvollisuuksien suorittamisesta sekä missä määrin olet aktiivinen myös poissa ollessasi. Ilmoita, kuinka usein otat yhteyttä yritykseesi ja milloin he voivat odottaa päivitystä.
3 kohta: Tässä osiossa voit ilmoittaa, milloin odotat paluuta ja toimenpiteitä, joihin ryhdyt, jos tarvitset lisäaikaa. Muistuta heitä yhteystietosi ja ilmaise kiitos yhteistyöstä.
Ystävällisin terveisin [tai muu ytimekäs, ammattimainen johtopäätös]
Sinun nimesi
Työnimike
Esimerkki hätälomakirjeestä
Rakas Julie,
Tänä aamuna sain huolestuttavan puhelun, jossa kerrottiin, että äitini oli joutunut ajoneuvo-onnettomuuteen. Hänet viedään läheiseen sairaalaan, mutta hänen vammojensa laajuudesta ei ole toistaiseksi tietoa. Otan välittömästi kiireellisen perhevapaan vastatakseni tähän perheongelmaan.
Olen keskustellut tästä välittömän esimieheni ja tiimin jäsenten kanssa. Poissa ollessani työntekijäni hoitavat asiakkaitani ja esimieheni ottaa minuun yhteyttä sähköpostitse kaikissa kysymyksissä. Tarkistan viestini joka päivä ja kommunikoin joukkuetovereideni kanssa. Lisäksi odotan saavani päivityksiä äitini terveydestä lähipäivinä, jolloin voin tarjota kattavamman kuvan.
Palaan töihin viikon sisällä tästä päivästä, elleivät olosuhteet toisin määrää. Pidän yhteyttä yritykseen ja välitän kaikki tärkeät tiedot välittömälle esimiehelleen. Jos minulta vaaditaan lisätietoja tai asiakirjoja, kuten lääkärinlausuntoa tai poliisiraporttia, ota yhteyttä minuun, niin lähetän ne mahdollisimman pian.
Vakavassa ongelmassa tai kiireellisissä kysymyksissä olen tavoitettavissa numerosta 444-555-4443 tai sähköpostitse osoitteeseen [sähköposti suojattu] Reagoin mahdollisimman nopeasti olosuhteet huomioon ottaen. Ymmärrän, että pieni huomautus on epämukava, mutta en voinut välttää sitä. Arvostan kärsivällisyyttäsi, tukeasi ja huomioitasi tässä tilanteessa.
Ystävällisin terveisin,
John Smith
