Tärkeimmät toimistotaidot (ansioluettelo tai saatekirje)

Mitä toimistotaidot ovat? Saatat huomata, että jotkin toimihenkilökyvyt sisältyvät työnkuvaan, kun haet töitä. Lähes jokaisella toimistotyöntekijällä, johtoavustajista kirjanpitäjiin, tulisi olla toimistokykyjä.

Mitä toimistotaidot ovat?

Toimihenkilöt edellyttävät päivittäisten toimintojen hallintaa ja edistävät hallinnon tehokkuutta. Vaikka toimistotaidot ovat usein hallinnollisia perustietoja ja helppo hallita, ne ovat ratkaisevan tärkeitä toimiston tehokkaan toiminnan kannalta.

  toimistotaidot



Johtajat arvostavat näitä taitoja korkeasti, ja tietyissä tapauksissa niitä voidaan tarvita tiettyyn työpaikkaan. Työnantajat haluavat tietää, että sinulla on peruskäsitys hallintotyöstä, ja näiden kykyjen näyttäminen ansioluettelossasi voi auttaa sinua erottumaan joukosta.

Miksi toimistotaidot ovat tärkeitä työpaikalla?

Toimistotaidot ovat kykyjä, joita käytät pitääksesi toimistosi sujuvan ja tehokkaan. He käsittelevät toimistoympäristöissä ilmeneviä hallinnollisia tehtäviä, kuten kokousten ajoitusta ja tiedostojen lajittelua.

Toimistotaidot ovat tärkeitä kaikille toimistossa työskenteleville. Vaikka olisit ylempi johtaja, sinun on pystyttävä toimittamaan paperitöitä ja kommunikoimaan työtovereiden kanssa. Nämä taidot ovat erityisen hyödyllisiä, jos aiot työskennellä hallinnollisessa tehtävässä.

Toimistotaitoja käyttävät päivittäin hallintoavustajat , toimistovirkailijat, konekirjoittajat, arkistonhoitajat ja muut toimihenkilöt. Jos etsit jotakin näistä tehtävistä, on hyvä idea sisällyttää toimistokokemuksesi ansioluetteloosi.

Työnantajat arvostavat toimistotaitoja, koska ne tekevät toimiston tai osaston toiminnan mahdottomaksi ilman niitä. Mieti, kuinka toimisto toimisi, jos avustaja ei voisi vastata puhelimeen. Miltä sihteerin kokouskalenteri voisi näyttää? Kuka hoitaisi kommunikoinnin toimistopäällikön puolesta?

Toimihenkilöiden tyypit

Tässä on esimerkkejä toimistotaidoista työpaikalla.

Verbaaliset kommunikaatiotaidot

Kommunikaatiokykyjä molemmat suullisesti ja kirjallisesti . Hallintotiimissä työskennellessä on erittäin hyödyllistä, jos sinulla on suullinen ja kirjallinen viestintätaidot. Toimistotyössä olet säännöllisesti tekemisissä erilaisten henkilöiden ja olosuhteiden kanssa. On tärkeää pystyä kommunikoimaan kunnolla työtovereiden, esimiesten ja asiakkaiden kanssa.

  toimistotaidot

Suurin osa ammateista tarvitsee erinomaista suullista viestintää. Kirjallinen viestintä on yhtä tärkeää hallinnollisissa rooleissa. Kirjallista viestiä käytetään monissa kohtaamisissasi. Selkeät ja ytimekkäät kirjalliset viestintätaidot voivat auttaa sinua tulemaan paremmaksi tiimin jäseneksi ja työntekijäksi.

Tietokonetaidot

Hallinnolliset työnantajat etsivät usein hakijoita, joilla on tietokoneen perustaidot. Tämä voi olla mitä tahansa kirjoitusnopeudesta tiedonsyöttötietoon. Älä kuitenkaan lannistu tästä.

  • Kokemusta videokeskusteluohjelmistosta.
  • Kokemusta tiimityöskentelytyökaluista.
  • Excel-laskentataulukot.
  • Tekstinkäsittelyohjelmien tuntemus (esim. Microsoft Office, Google Docs).
  • Tietokantaohjelmisto ja arkistointi.
  • Sähköposti- ja kalenterityökalut.

Silmää yksityiskohdille

Ennen projektin toimittamista työntekijöiden pitäisi pystyä näkemään mahdolliset virheet. Esimiehet arvostavat huolellista huomiota yksityiskohtiin ja etsivät sitä ansioluettelossa. Yksityiskohtaisuuden säilyttäminen jokaisen toimeksiannon aikana voi auttaa sinua tarjoamaan säännöllisesti laadukasta työtä esimiehille tai asiakkaille.

Jos haet hallinto- tai johtoassistentin paikkaa, saatat joutua tarkistamaan esimiesten työn kielioppivirheiden tai tarkkuusongelmien varalta.

Organisatoriset taidot

Kaikki työnantajat pitävät organisatorisia kykyjä erittäin tärkeänä. Nämä kyvyt voivat auttaa sinua olemaan tuottava ja tehokas. Sekä digitaaliset että fyysiset asiakirjat tulee arkistoida ja säilyttää, jotta tiedät missä ne ovat, jos tarvitset niitä nopeasti käsiksi. Esimiehet voivat myös luottaa organisatorisiin kykyihin varmistaakseen, että yksityiset tiedot säilytetään turvallisessa paikassa, mikä vähentää niiden katoamisen tai varastamisen todennäköisyyttä.

Nämä kyvyt voivat myös auttaa muistamaan tulevia projekteja, tehtäviä ja kokouksia. Järjestäytyneet työntekijät voivat palata tärkeän tiedon pariin myöhemmin, kun he sitä tarvitsevat, tekemällä muistiinpanoja esityksen tai työtunnin aikana.

Matemaattiset taidot

Saatat joutua tuntemaan matematiikan perustiedot ja kuinka syöttää numeroita etsimäsi ammatin mukaan. Microsoft Excel on suosittu valinta organisaatioille, jotka haluavat kerätä ja järjestää numeerista tietoa, ja se on ohjelma, joka sinun tulee tuntea, jos työskentelet kirjanpidon, budjetoinnin tai kirjanpidon parissa.

Vaikka toimistotyö ei todennäköisesti vaadi sinua laskemaan, työnantajien on silti tiedettävä, että voit suorittaa yksinkertaisia ​​aritmeettisia laskelmia nopeasti.

  toimistotaidot

Numeroiden jongleeraaminen on yleinen osa hallinnollista työtä. Yksinkertaiset laskutaidot voivat auttaa sinua käyttämään laskentataulukoita tehokkaammin ja suorittamaan päivittäiset työt nopeammin.

Kriittinen ajattelu

Ongelmia tapahtuu toimistoympäristössä, aivan kuten missä tahansa muussa työssä. Tällä ei ole vaikutusta joukkueen kykyyn toimia yhdessä. Se on luonnollinen osa olemassaoloa.

Toisaalta kykysi tunnistaa ja käsitellä nämä vaikeudet voi parantaa merkittävästi työsuorituskykyäsi. Tätä lahjakkuutta kutsutaan kriittisiksi ajattelukyvyiksi. Rekrytoijat haluavat henkilöitä, joilla on erinomaiset kriittiset ajattelutaidot, koska he haluavat työntekijöitä, jotka selviävät tehokkaasti odottamattomista tilanteista.

Seuraavassa on joitain esimerkkejä kriittisen ajattelun kyvyistä:

  • Ongelmien varhainen havaitseminen.
  • Tehokkaimman toimintalinjan tunnistaminen.
  • Erinomainen viestintä.
  • Kattavien liiketoimintastrategioiden luominen.

Ajanhallinta

Tyypillinen hallinnollinen työaikataulu on klo 9.00-17.00. Työntekijäsi laatu määräytyy sen mukaan, mitä teet näillä kahdeksalla tunnilla joka päivä.

Toimistotyössä olet vastuussa erilaisista tehtävistä pitkin päivää. Voit jakaa suuremmat projektit paremmin hallittaviksi tehtäviksi, jos hallitset työaikaasi tehokkaasti. Ajanhallinnan avulla voit pitää kiinni kiireisestä hallinnollisesta aikataulusta ja suorittaa tehtäväsi ajallaan.

Seuraavassa on esimerkkejä ajanhallintataidoista:

  • Saavutettavien tavoitteiden luominen.
  • Ongelmanratkaisu.
  • Strategian asettaminen.
  • Moniajokykyjä.
  • Rutiinissa pitäminen.
  • Kehitetään ääriviivoja.
  • Määräaikojen pitäminen.
  • Saavutustesi arvioiminen.

Joustavuus

Joustavuus on eduksi monilla aloilla, mutta se on erityisen tärkeää hallinnollisiin tehtäviin haettaessa. Kykyä sopeutua muutoksiin tai odottamattomiin tilanteisiin hyvällä asenteella kutsutaan joustavuudeksi.

Sen sijaan, että esteet järkyttyisivät, joustavat yksilöt ovat niistä inspiroituneita ja innokkaita oppimaan. Työnantajat arvostavat tätä laatua erityisesti nykyisessä ympäristössä.

Muut toimistotaidot huomioitava

Tässä on muita toimistotaitoja, jotka on otettava huomioon saatekirjettä, ansioluetteloa tai haastattelua kirjoitettaessa.

Kuinka parantaa toimistotaitojasi

Näin voit parantaa toimistotaitojasi työskennellessäsi toimistossa.

Ennen kuin aloitat, suorita harjoituskoe

Ennen kuin aloitat, ota a toimistokykykoe määrittääksesi kykysi tällaisiin taitoihin. Tähän tulisi sisältyä tietojen syöttäminen, kirjoitusnopeus/taidot ja yleiset tietokonetaidot.

Etsi mentori

Mentorit ovat erinomaisia ​​kykyjesi hiomiseen yleisissä töissä. Mentori voi antaa konkreettisia ratkaisuja, kun olet epävarma, miten edetä jonkin asian kanssa tai uskot, että on olemassa tehokkaampi tai tehokkaampi tapa saavuttaa jotain.

Tarkkailla

Kiinnitä huomiota siihen, mitä joku tekee, jos huomaat hänen tekevän toimistotyötä epätavallisella tavalla. Jos haluat koko oppitunnin, kysy, olisivatko he valmiita opettamaan sinulle, kuinka he tekevät asioita.

Ota kursseja

Koskaan ei ole ollut parempaa aikaa osallistua verkkokurssille. Kaikessa on luokkia. Joten mikä tahansa erittäin kova taito tai pehmeitä taitoja haluat oppia, voit löytää sellaisen. Vaikka maksulliset kurssit voivat tarjota todistuksia, pelkkä hyvän YouTube-kanavan katsominen voi auttaa sinua parantamaan taitojasi.

Pyydä palautetta

Hyväksy rakentava kritiikki avosylin ja etsiä sitä aggressiivisesti. Kysy, kuinka voit parantaa sähköpostietikettiäsi, kirjoitustarkkuuttasi, muistion kopiota tai mitä tahansa, mitä haluat parantaa. Etsi menetelmiä parantaaksesi organisaatiosi eniten arvostamia tehtäviä.

Toimistotaidot ansioluettelossasi

On aika näyttää ansioluettelossasi toimistotaitosi kunnolla, kun olet päättänyt, mitkä toimistotaidot sopivat parhaiten sinun tarpeisiisi. työtyyli ja suorituskyky.

Kun haet hallinnollista tehtävää, joka vaatii toimistokykyjä, sisällytä ne ansioluettelosi osaamisosaan ja ripottele ne koko asiaankuuluvan ammatillisen kokemuksesi osiossa.

Kun käsittelet toimiston kovia ja pehmeitä taitojasi, ole mahdollisimman tarkka. Mainitse kaikki kokemuksesi tietystä tekstinkäsittelyohjelmasta. Anna tiedot, jos sinulla on pätevyys alakohtaiselle kurssille.

Harkitse työpaikkaa, jota haet ja mitä he etsivät hakijasta. Mukauta asiaankuuluvat kykysi vastaamaan näitä vaatimuksia.

Osaamisosiossa

Teknisiä taitoja: SAP-ohjelmisto, Google Docs, Palkanlaskentajärjestelmät, ERP

Pehmeitä taitoja: Huomio yksityiskohtiin, kassatilien laatiminen, laskujen laatiminen, myyjälaskujen laskeminen, velkojen maksaminen ja Microsoft Officen yleinen käyttö

Työkokemuksessa

Collar Cityn kirjanpitäjät

Hallintoassistentti toukokuu 2021 - heinäkuu 2021

  • Käytimme Microsoft Office Suitea kuukausittaisten ja viikoittaisten raporttien luomiseen henkilöstökirjanpitäjillemme.
  • Luotiin kuukausittainen tuottavuusraportointi ylimmän tason henkilöstöllemme.
  • Tuota jopa 60 sanaa minuutissa Microsoft Wordin kautta.
  • Pystyn pitämään toimistosi siistinä ja hyödyntämään kovia taitojani vastaamaan työpaikan tarpeisiin.

Toimistotaidot saatekirjeessä

Hyvä neiti Masterson

Minun piti hakea hakemusta luettuani hallinnollisen assistentin työpaikkailmoituksesi. Yli 4 vuoden kokemuksella toimistotilojen toimivuudesta olen varma, että voin edistää merkittävästi ING, INC.

Aiemmassa työssäni hallintoavustajana ING INC.:ssä asetin tehtäväksi yksinkertaistaa kaikkien velvollisuuksia ja varmistaa, että kaikki saavat tarvitsemansa työkalut. Johdin projektia, jonka tarkoituksena oli automatisoida kaikki paperityömme täysin, mikä säästää yritykselle yli 12 000 dollaria vuodessa toimituskuluissamme.

Muita merkittäviä saavutuksia ING Inc:n kanssa ovat:

Loi ja ylläpiti Excel-laskentataulukkoa, joka valvoi myynti- ja markkinointitavoitteita kaavojen ja säännöllisten lausekkeiden avulla.

Käytimme HTML-perustietoja päivittääksemme yrityksemme verkkosivustoa, kirjoittaessamme Tietoja-sivullemme ja postaessamme jokaisen avoimen roolin työnkuvauksen.

Tämän lisäksi käytin HTML:n perustaitojani kehittämään henkilökuntamme kirjoitustaitoja luomalla pelin. Tämä lisäsi jokaisen toimistotyön tuottavuutta. Ja yleensä paransi kaikkien suoritettujen toimistotehtävien tulosta.

Kiitos, että harkitsit minua tehtävässä. Jos sinulla on kysyttävää, kerro minulle.

Ystävällisin terveisin,

Bryan Smith

  toimistotaidot

Suosittu Luokat: henkilöstöhallinto

Meistä

Vinkkejä Työskentelyyn Henkilöstön Kanssa, Työkuvausmallit, Harjoitteluohjeet, Esimerkkejä Mukana Olevista Kirjeistä Ja Paljon Muuta.