Wiadomości i odpowiedzi poza biurem (8 szablonów do użycia)

Szablony wiadomości o nieobecności do użycia. Gdy jesteś poza pracą, wiadomości „poza biurem” to automatyczne odpowiedzi e-mail lub wiadomości e-mail z autoresponderem, które są wysyłane do współpracowników, klientów i klientów.

Informują ludzi, że nie możesz się z nimi komunikować i kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi na ich e-maile. Może być konieczne dodanie różnych faktów w wiadomości w zależności od tego, dlaczego jesteś poza biurem.

  wiadomość o nieobecności



Co to są wiadomości e-mail z autoresponderem i jak z nich korzystać?

Gdy skontaktujesz się z kimś tymczasowo niedostępnym, otrzymasz odpowiedź e-mail z autoresponderem, znaną również jako automatyczna wiadomość e-mail. Zazwyczaj te powiadomienia dostarczają informacji, takich jak:

Jak długo dana osoba będzie niedostępna?

Jeśli są one niedostępne, należy podać informacje kontaktowe, z kim się skontaktować.

Kiedy wrócą?

Jeśli wiesz, że przez jakiś czas nie będziesz odpowiadać na e-maile, wiadomości poza biurem są niezbędne. Wyjaśniają, dlaczego spóźnisz się z odpowiedzią i jak mogą otrzymać informacje lub usługi, których potrzebują podczas nieobecności.

Jakie znaczenie ma wiadomość poza biurem?

Współpracownicy, klienci i subskrybenci, zwłaszcza ci z działu obsługi klienta, marketingu i komunikacji, chcą szybkich odpowiedzi i rozwiązań swoich problemów. Wiadomości poza biurem wyjaśniają, dlaczego nie będziesz w stanie zareagować od razu w uprzejmy, zwięzły i profesjonalny sposób. Jeśli wyjeżdżasz na dzień, tydzień lub kilka miesięcy, możesz wysłać wiadomość OOO.

Oto niektóre z powodów, dla których możesz chcieć umieścić wiadomość o nieobecności:

  • Wybierasz się w podróż.
  • Udział w konferencji, warsztatach lub spotkaniu biznesowym.
  • Przebywanie na urlopie macierzyńskim, chorobowym lub urlopie naukowym.
  • Wziąć dzień wolny dla siebie.
  • Przygotowanie do spotkania.

Takie informacje mogą być zawarte w wiadomościach „Poza biurem”:

  • Dlaczego odszedłeś?
  • Jak długo cię nie będzie?
  • Data, do której wrócisz.
  • W nagłych wypadkach lub potrzebie szybkiej pomocy, z kim należy się skontaktować?

Możesz dodać dodatkowe dane w zależności od Twoich obowiązków zawodowych i informacji, które Twoim zdaniem będą potrzebne Twoim kontaktom podczas Twojej nieobecności.

Większość profesjonalnych aplikacji pocztowych umożliwia jednoczesne skonfigurowanie dwóch wiadomości OOO, jednej dla współpracowników wewnętrznych i zewnętrznych kontaktów biznesowych.

Czego nie mówić w odpowiedzi automatycznej

W komunikacji poza biurem należy zachować profesjonalizm i realizm. Pomogłoby, gdybyś trzymał się z dala od:

  • Podawanie za dużo informacji. Bezpośrednie odpowiedzi powinny być dostarczane automatycznie. Usuń z wiadomości e-mail wszelkie informacje, które nie są niezbędne.
  • Mówisz, że zareagujesz, gdy tylko wrócisz. Po powrocie do pracy może minąć trochę czasu, zanim nadrobisz zaległości w e-mailach, rozmowach telefonicznych i zadaniach. Staraj się nie oczekiwać, że będziesz w stanie zareagować na nieodebraną wiadomość, gdy tylko wrócisz.
  • Korzystanie z pomocy kolegi bez jego zgody. Dobrym pomysłem jest podanie informacji kontaktowych współpracownika, jeśli podczas Twojej nieobecności zdarzy się coś ważnego. Zanim jednak dodasz dane współpracownika, upewnij się, że masz jego zgodę.

  wiadomość o nieobecności

Przykłady wiadomości poza biurem

W zależności od rodzaju, poniżej są możliwe komunikaty OOO do rozważenia:

  • Podstawowy
  • Przyjazny
  • Wewnętrzny
  • Wakacje
  • Konferencja
  • Tymczasowy
  • Nieosiągalny
  • Kiedy nie jestem w biurze, monitoruję swoje e-maile.
  • Święto
  • Urlop rodzicielski (macierzyński lub ojcowski)
  • Urlop z powodów medycznych
  • Awans
  • Pozyskiwanie leadów
  • Udostępnianie kontaktów w mediach społecznościowych

Podstawowy

Często wszystko, czego potrzebujesz, aby wyrazić istotne dane dotyczące Twojej nieobecności, to krótka i profesjonalna notatka OOO.

Witam,

Dziękuję za poświęcenie czasu na napisanie do mnie. Będę poza biurem do 29 maja i w tym czasie będę miał ograniczony dostęp do poczty e-mail. Skontaktuj się z naszym agentem reklamowym, Julesem Palmerem, pod adresem [e-maile chronione] lub 433-485-8476, jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy. W przeciwnym razie, kiedy wrócę, odpowiem na Twój e-mail.

Z poważaniem,

Emerson Palmer

Przyjazny

Jeśli zwykle komunikujesz się w ten sposób, Twoja wiadomość z OOO może być bardziej przystępna. Przyjazne lub zabawne wiadomości poza biurem mogą być bardziej odpowiednie na przykład dla profesjonalistów mediów społecznościowych.

Witam!

Dziękujemy za kontakt! Jestem teraz w Nowym Jorku na ślubie mojej siostry i zamierzam wziąć urlop od e-maili, aby wesprzeć ją w jej wyjątkowy dzień. Kiedy wrócę do biura 19 sierpnia, odpowiem na wszystkie twoje wiadomości. Jeśli potrzebujesz pomocy wcześniej, skontaktuj się z Gerrym Smithem, moim asystentem, pod adresem [e-maile chronione]

Miłego dnia!

Marla Smith

Wewnętrzny

Możesz podać szczegóły związane z projektami, nad którymi pracujesz, jeśli wysyłasz wiadomość OOO do kontaktów wewnętrznych w Twojej firmie lub dziale. W zależności od kultury Twojej firmy, możesz również użyć mniej profesjonalnego tonu.

Witam,

Będę poza biurem do 14 kwietnia i skontaktuję się z tobą tak szybko, jak to możliwe. Umieściłem kopie planów projektu North Apex na serwerze w folderze Current Project, jeśli ich potrzebujesz. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z Bryanem.

Dziękuję,

Craig

Osoba odpowiadająca na wakacje

Kiedy jesteś na wakacjach, daj im znać, kiedy wyjeżdżasz, aby wiedzieli, kiedy spodziewać się odpowiedzi lub z kim się skontaktować.

Witam!

Będę na wakacjach od 1 do 18 kwietnia i w tym czasie nie będę otrzymywać e-maili. Jeśli Twoja komunikacja może poczekać, skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak będę mógł. Skontaktuj się z koordynatorem HR Carl Exter pod adresem [e-maile chronione] lub 434-857-3846 w przypadku pilnych problemów.

Z poważaniem,

Brandon Lee

Konferencja

Jeśli bierzesz udział w konferencji biznesowej, wyślij wiadomość poza biurem do innych uczestników, aby poinformować ich, że jesteś otwarty na sieci. To także okazja, by pokazać innym, że angażujesz się w rozwój zawodowy.

Witam,

Bardzo dziękuję za Twoją wiadomość. W Denver w Kolorado jestem poza miejscem pracy na dorocznym spotkaniu CCIA. Będę regularnie monitorować pocztę e-mail, ale jeśli od razu potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z Lauren Smith, moją asystentką, pod adresem [e-maile chronione] lub 334-483-8173.

Chętnie spotkam się z tobą, jeśli również będziesz w Denver w tym tygodniu! Zatrzymaj się przy stoisku 618 lub zadzwoń do mnie pod numer 443-833-8273.

To, co najlepsze,

Darren

Tymczasowy

Specjaliści, którzy mają często sprawdzać pocztę e-mail i komunikować się, mogą być zmuszeni do umieszczania wiadomości OOO, jeśli opuszczają miejsce pracy na dłużej niż kilka godzin. Jeśli musisz iść na spotkanie, ale wrócisz później w ciągu dnia, lub jeśli musisz iść na spotkanie, ten rodzaj komunikacji jest korzystny.

Cześć,

Bardzo dziękuję za Twoją wiadomość. Dzisiaj, 12 marca, nie będzie mnie w pracy od 11:00 do 16:00. na spotkanie. Będę miał ograniczony dostęp do poczty e-mail, więc skontaktuj się z Susan Andrews pod adresem [e-maile chronione] lub 938-443-2219, jeśli potrzebujesz czegoś pilnego. Odpowiem, gdy tylko wrócę do biura, jeśli Twój e-mail może poczekać.

Dziękuję,

Rene Ryan

Nieosiągalny

Jeśli nie masz dostępu do poczty e-mail, powiadom swoje kontakty i udostępnij im inne opcje uzyskania pomocy lub informacji.

Witam,

Nie ma mnie w biurze i nie będę mógł odpowiedzieć na twoją wiadomość do 12 września, kiedy wrócę. Skontaktuj się z Sonnym Andrewsem pod adresem [e-maile chronione] lub 443-485-8475 w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, które możesz mieć do tego czasu.

Pozdrowienia,

Ashley Parker

OOO, ale sprawdzanie poczty e-mail

Niektórzy profesjonaliści sprawdzają, a nawet reagują na e-maile, gdy nie ma ich w biurze. Jeśli zamierzasz regularnie sprawdzać pocztę, poinformuj nadawców, aby przewidzieli odpowiedź, ale może się ona opóźnić.

Witam,

Dziękuję za poświęcenie czasu na napisanie do mnie. Będę poza biurem od 1 do 18 grudnia, aby prowadzić warsztaty. Będę monitorować pocztę przez cały dzień i dołożę wszelkich starań, aby jak najszybciej reagować na wiadomości (proszę oznaczać pilne wiadomości jako bardzo ważne). Skontaktuj się z Cindy Wue pod adresem [e-maile chronione] lub 443-485-4876, jeśli potrzebujesz pomocy w nagłych wypadkach.

Proszę przyjąć moją serdeczną wdzięczność za cierpliwość.

Pam

Osoba udzielająca odpowiedzi na wakacje

Praktyki firm wakacyjnych różnią się podczas ważnych świąt. Chociaż Twoje kontakty mogą nie oczekiwać, że będziesz pracować w wakacje, poinformuj ich, jak będziesz dostępny w dniach poprzedzających i po wakacjach.

Witam,

Nasze biura będą zamknięte od 2 do 29 grudnia. Możesz zadzwonić na mój telefon komórkowy pod numer 443-844-4854 w nagłych wypadkach. Kiedy w poniedziałek 29 grudnia wrócę do pracy, odpowiem na Waszą wiadomość.

Najlepsze życzenia na święta,

Susan Tan

Urlop rodzicielski (macierzyński lub ojcowski)

W zależności od tego, gdzie mieszkasz i pracujesz, urlop macierzyński może trwać od 10 tygodni do sześciu miesięcy lub dłużej. Musisz doprowadzić ludzi do osoby, która podejmie twoje obowiązki.

Witam,

Od 14 lutego do 12 maja będę na urlopie macierzyńskim. Patrick Andrews, nasz znakomity główny grafik, będzie w tym okresie odpowiadał za moje konta. Może zostać osiągnięty w [e-maile chronione] lub dzwoniąc pod numer 445-484-8744.

Pozdrowienia,

Claire Becker

Urlop z powodów medycznych

Załóżmy, że przechodzisz operację lub cierpisz na dolegliwość, która wymaga długiego leczenia lub powrotu do zdrowia. W takim przypadku powinieneś zawrzeć te informacje w wiadomości poza biurem, aby Twoje kontakty szanowały Twoją prywatność i czas podczas rekonwalescencji.

Witam,

Dziękuję za poświęcenie czasu na napisanie do mnie. Od 4 lipca do 31 lipca nie będę przebywał w biurze na zwolnieniu lekarskim. Będę regularnie monitorować pocztę e-mail, ale proszę o kontakt z Amy Ryan ( [e-maile chronione] , 885-444-8574).

Dziękuję za cierpliwość i zrozumienie.

Harper Reid

Awans

Nawet jeśli ich nie ma, specjaliści ds. marketingu i sprzedaży mogą chcieć promować swoje treści, stronę internetową, blog lub usługi. W swoich wiadomościach OOO mogą dodawać łącza do elementów lub informacji.

Witam,

Dziękuję za poświęcenie czasu na napisanie do mnie. Będę poza biurem do 15 sierpnia i wtedy odpowiem na twój e-mail. W międzyczasie zapraszamy do bezpłatnego fragmentu naszego nowego e-booka „20 kluczy do napędzania rozwoju firmy”. Jeśli lubisz czytać, przejdź do 10stepstosuccess.com kupić i pobrać całą książkę. Skontaktuj się z Ryanem Andrewsem, naszym asystentem ds. marketingu, [e-maile chronione] lub 333-844-3486 w przypadku pilnych problemów.

Z poważaniem,

Gabby Ryan

Generowanie leadów

Gdy Cię nie ma, pozwól, aby Twoja wiadomość poza biurem generowała potencjalnych klientów. Zachęć nadawcę do zapisania się do biuletynu firmy, seminarium internetowego, kursu online lub innego narzędzia do rozwoju biznesu.

Witam,

Dziękuję za kontakt mailowy. Do 2 czerwca będę poza biurem z ograniczonym dostępem do poczty e-mail. Skontaktuj się z Rickym Smithem pod adresem [e-maile chronione] pod numerem 443-448-8473, jeśli potrzebujesz pomocy przed moim powrotem.

Czy wiesz, że co miesiąc organizujemy webinarium na temat aktualnych problemów zdrowotnych? Nasi najlepsi specjaliści odpowiadają na pytania od publiczności online na żywo w każdy wtorek miesiąca. Kliknij tutaj, aby przesłać swoje pytanie lub zarejestrować się na nasze najbliższe seminarium internetowe na temat profilaktyki.

Pozdrowienia,

Piosenkarz Ryan

Korzystanie z mediów społecznościowych

Prosząc kontakty o obserwowanie Cię na jednym lub kilku kontach w mediach społecznościowych, możesz wykorzystać swoją wiadomość OOO, aby poszerzyć grono odbiorców swoich osobistych lub firmowych mediów społecznościowych.

Witam,

Dziękujemy za kontakt! Nie ma mnie w biurze i wrócę 14 lipca, aby odpowiadać na e-maile. Śledź nas na wszystkich wiodących portalach społecznościowych, aby być na bieżąco ze wszystkimi wspaniałymi wydarzeniami w Red Ventures podczas mojej nieobecności. Jenny Covit, moja koleżanka, jest dostępna pod adresem [e-maile chronione] dla szybkiej pomocy.

Miłego dnia,

Dan Drape

Udostępnianie informacji kontaktowych

Osoby, które nadzorują wiele projektów lub spodziewają się otrzymać dużą liczbę wiadomości e-mail podczas nieobecności, mogą chcieć włączyć wielu współpracowników do kontaktu nadawców.

Witam,

Będę na wakacjach od 14 do 21 lutego, z ograniczonym dostępem do poczty e-mail. Proszę o kontakt z moją współpracowniczką, Betty Jean, pod adresem [e-maile chronione] jeśli potrzebujesz pomocy z podatkami podczas mojej nieobecności. Nie wahaj się skontaktować z naszym starszym audytorem, Ryanem Breckiem, [e-maile chronione] , jeśli masz pytania kontrolne. Proszę o kontakt z moją asystentką, Corey Sue, pod numerem 334-555-4483, jeśli chcecie otrzymać kopie dokumentów finansowych.

W przeciwnym razie, gdy wrócę, szybko zareaguję na twoją wiadomość.

Pozdrowienia,

Ryan Smith

Śmieszna wiadomość poza biurem

Oto zabawna wiadomość e-mail z autoresponderem biurowym do użycia:

Cześć,

TAk. To jest automatycznie odpowiadająca wiadomość e-mail. Oznacza to, że jestem gdzieś indziej niż mój komputer. Mam nadzieję, że jestem na plaży, ciesząc się życiem z drinkiem w dłoni. Jeśli nie, natychmiast skontaktuj się z kimś, aby pomógł mi dostać się na plażę.

OK, z całą powagą, proszę o kontakt z Susan at [e-maile chronione] o natychmiastową pomoc. A kiedy wrócę, natychmiast odpowiem na twoją wiadomość.

Dziękuję Ci!

Szablon e-maila poza biurem do użycia

Użyj poniższego szablonu automatycznej odpowiedzi e-mail, aby przekierować przychodzące wiadomości do właściwej osoby. Użyj następującego profesjonalnego szablonu wiadomości o nieobecności:

Cześć,

Nie ma mnie w biurze do [Data] z [Powód]. Jeśli masz wiadomość, która wymaga natychmiastowej uwagi, skontaktuj się z [Imię i nazwisko] pod adresem [Adres e-mail] i [Numer telefonu]. Zostali powiadomieni o opuszczeniu mojego biura i są tam, aby pomóc.

Planuję wrócić w dniu [Data].

Dziękuję za Twoją cierpliwość.

[Twoje imię]

[Twój kontaktowy adres e-mail]

Jak ustawić automatyczną odpowiedź w Google Business?

Aby ustawić automatyczną wiadomość odpowiedzi przez Google Business lub Gmail , przejdź na górę strony. I przejdź do ikony Ustawienia. Kliknij to, a następnie przejdź do „Zobacz wszystkie ustawienia”. Stamtąd przewiń w dół do miejsca, w którym jest napisane „Odpowiedź na wakacje”, a będziesz mógł umieszczać wiadomości e-mail z autoresponderem w biurze, zwykle z datą początkową i końcową.

Gdy to zapiszesz, automatyczne odpowiedzi będą wysyłane na wszystkie przychodzące wiadomości e-mail przy użyciu automatycznych odpowiedzi.

Dowiedz się, jak skonfigurować automatyczne odpowiedzi dla grupy.



Powiązane wiadomości

Podobne zasoby

Popularne Kategorie: Zasoby ludzkie

O Nas

Wskazówki Dotyczące Pracy Z Personelem, Szablony Opisów Stanowisk, Instrukcje Dotyczące Stażu, Przykłady Towarzyszących Listów I Wiele Więcej.