Este posibil să fie nevoie să solicitați asistență la un moment dat. Există multe metode diferite de a aborda pe cineva pentru ajutor, fiecare cu propriile sale avantaje. E-mailul este o metodă tipică de a solicita asistență. Este esențial să învățați cum să utilizați această strategie în mod eficient dacă decideți să o utilizați. Iată cum să ceri ajutor într-un e-mail.
De ce este avantajos să solicitați asistență prin e-mail?
Cererea de asistență prin e-mail vă poate ajuta să vă colectați ideile înainte de a contacta pe cineva și îi arată persoanei pe care o primiți că îi prețuiți timpul. E-mailurile sunt adesea mai puțin sensibile la timp decât apelurile telefonice și mai puțin intruzive decât întâlnirile față în față. Când solicitați asistență prin e-mail, îi permiteți colegului, supervizorului sau contactului să aibă în vedere și să studieze subiectul.
Trimiterea prin e-mail pentru asistență vă poate ajuta, de asemenea, să vă restrângeți interogarea și să vă revizuiți strategia. Când îți faci timp pentru a trimite un e-mail, s-ar putea să te gândești la scenariu altfel decât dacă ai pune întrebarea deschis, fără să te gândești la el. De asemenea, puteți reduce informațiile inutile utilizând un limbaj clar și direct într-un e-mail.
Sfaturi pentru a cere ajutor (și a obține un răspuns)
Iată sfaturi atunci când scrieți un e-mail în care cereți ajutor:
Profită la maximum de liniile de subiect
În primul rând: există un scop în spatele liniei de subiect. Folosiți-l pentru a explica de ce tocmai ați adăugat un alt e-mail în căsuța de e-mail a destinatarului și veți crește șansele ca acesta să îl deschidă imediat.
Un subiect ambiguu (cum ar fi „Ai o întrebare”) nu este de ajutor și poate fi iritant – și nu vrei ca cineva să-ți deschidă e-mailul în timp ce te grăbești. În schimb, luați în considerare timpul destinatarului și explicați de ce i-ați trimis mesajul. „Am nevoie de recenzia dvs.: ajustări ale broșurii programului”, de exemplu.
Înainte de a formula cereri, salutați-vă cititorul.
Primesc în mod regulat e-mailuri de la studenți care intră direct într-o solicitare, cerere sau interogare fără a spune mai întâi „Bună dimineața” sau chiar „Bună ziua”. Nu ai intra în biroul cuiva și ai începe să țipi cereri (în mod ideal), așa că nu o faci prin e-mail.
Nu trebuie să intri într-o mare gamă de frumusețe, dar nu poate strica să spui ceva personal înainte de a te apuca de treabă: „Bună, Danielle! Care a fost experiența ta cu 5K weekendul trecut? Sâmbătă, am m-am gândit la tine și a trimis vibrații pozitive în felul tău.” „Bună dimineața, Bryan”, de exemplu. Ce părere ai despre weekendul tău? A fost vremea perfectă pentru grădinărit, așa că sper că ați folosit-o!'
Aceste salutări sunt scurte și directe, dar transmit un interes real față de destinatari. Îți amintești cum am spus că nu vrei ca cititorul tău să fie enervat când îți deschid e-mailul? Este dificil să fii iritat de cineva care face o remarcă sau pune o întrebare despre ceva semnificativ pentru tine. La urma urmei, destinatarul tău este o persoană cu sentimente și interese în afara muncii. A fi amabil este uneori cel mai semnificativ mod de a intra în legătură cu cineva și de a-l aduce la bord cu ceva.
Care este cel mai bun mod de a cere ajutor politicos prin e-mail?
Pentru a solicita asistență prin e-mail, urmați acești pași:
Utilizați un subiect direct și concis.
Dacă nu cunoașteți bine destinatarul, utilizați linia de subiect pentru a vă descrie e-mailul în mod clar. Subiectul e-mailului dvs. poate servi drept introducere. Atunci când persoana de care căutați ajutor este interesată sau curioasă de problemă, aceasta poate fi mai interesată de conținutul e-mailului dvs.
Prezintă-te cititorului tău.
Includerea unui salut în e-mail poate părea mai plăcută și poate da tonul pentru restul mesajului. Salutul pe care îl alegeți poate indica dacă e-mailul dvs. va fi oficial sau informal pentru cititorul dvs. Asigurați-vă că le scrieți corect numele și că utilizați titlurile onorifice adecvate (de exemplu, folosind „Dr.” în loc de „Mrs.” dacă beneficiarul are un doctorat sau o diplomă medicală).
Stabiliți-vă autoritatea.
Dacă nu ați avut un contact anterior cu receptorul, ar trebui să vă identificați și să explicați importanța mesajului dvs. în fraza de deschidere. Dați-vă acreditările și descrieți cum ați intrat în contact cu persoana respectivă. Dacă vă simțiți mai confortabil cu ele, începeți prin a stabili scena pentru problema sau interogarea dvs.
În prima sau a doua frază, puneți o întrebare.
Pentru ca destinatarul să poată descoperi cu ușurință întrebarea dvs., adresați-o la începutul e-mailului. Deoarece multe persoane își răsfoiesc e-mailurile, punând o întrebare sau adresând o solicitare mai devreme în mesaj crește șansele de a o vedea.
Întrebarea care se află în partea de sus a e-mailului le permite, de asemenea, să evalueze dacă pot sau nu să asiste fără a petrece prea mult timp să caute prin date.
Includeți un îndemn la acțiune pentru a clarifica următorii pași.
Când alții știu ce să facă, sunt mai înclinați să te ajute. Dacă căutați răspunsuri la o interogare, puteți spune unde ați căutat și de ce căutarea dvs. nu a dat rezultatele dorite. Dacă ceri ajutor pentru orice altceva, cum ar fi finalizarea unei sarcini, oferiți direcții și obiective precise.
Simplifică-ți citirea e-mailului.
Vrei să faci e-mailurile tale ușor de citit, deoarece multe persoane își citesc e-mailurile între treburi. Dacă aveți o mulțime de materiale de prezentat, puteți utiliza punctele marcante și limbajul îngroșat pentru a scoate în evidență cele mai importante probleme.
Stabiliți un termen limită pentru cititorul dvs.
Includeți orarul dvs. pentru a vă ajuta cititorul să înțeleagă de ce aveți nevoie și când aveți nevoie. Când oferiți destinatarului un termen limită pentru momentul în care aveți nevoie de ajutorul acestuia, acesta poate decide dacă poate sau nu să acorde timpul și atenția pe care solicitarea dumneavoastră le cere. Știind când trebuie să răspundă, îi poate ajuta, de asemenea, să se relaxeze și să încorporeze solicitarea dvs. în programul lor.
Finalizați e-mailul într-o manieră amabilă și atentă.
Mulțumiți destinatarului pentru timpul și asistența acordată la sfârșitul e-mailului dvs. Dacă este evident că prețuiești celelalte responsabilități și cunoștințe ale acestora, vor fi mai probabil să răspundă. Bunăvoința și prietenia pot fi construite cu fraze de finisare gânditoare.
Verificați corect înainte de a trimite.
Înainte de a trimite e-mailul, verificați-l pentru a vedea dacă ați folosit tonul potrivit și dacă ați făcut erori gramaticale. De asemenea, poate fi necesar să modificați cantitatea de informații pe care o furnizați.
Exemple de e-mailuri care solicită asistență
Iată câteva exemple de e-mailuri care solicită asistență:
Solicitarea de asistență de la colegi sau manageri prin e-mail
Subiect: Informații de contact pentru un client
Salutare tuturor,
Sunt noul manager de cont aici. Încerc să contactez Bryan Foods cu privire la achiziția lor lunară, dar nu pot găsi informațiile lor de contact în baza de date. Îmi puteți trimite un e-mail cu informațiile de contact ale managerului de inventar de la Bryan Foods? Îl puteți trimite prin SMS sau aici.
Astăzi voi fi la birou până la 17:30, iar mâine mă întorc la 9:00. Dacă se poate, aș dori să-i contactez mâine înainte de prânz.
Vă mulțumim pentru ajutorul dvs!
Susan
Solicitarea de asistență în ocuparea unui loc de muncă voluntar prin e-mail
Subiect: Cererea de ajutor
Salutare tuturor,
Numele meu este Eve Jane și sunt președintele Consiliului de Administrație al Mr. Smith Shoes. Vă scriu să văd dacă ați fi interesat să vă oferiți expertiza timp de cinci până la zece ore în fiecare săptămână pentru a ajuta la îngrijirea animalelor de fermă salvate.
Cunoștințele și abilitățile tale ar fi foarte benefice pentru noi, animalele și comunitatea. Până vineri, 22 mai, vrem să avem postul ocupat.
Există atașamente cu informații despre poziție și organizație. Dacă mai aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați sau să mă sunați la 344-484-4836
Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a citi acest lucru. Aștept cu nerăbdare vești de la tine în scurt timp.
Cu sinceritate,
dr jane
Un e-mail care solicită asistență pentru o comandă de produs
Subiect: Dificultăți Precomandarea produsului
Buna tuturor,
Ryan Smith este numele meu. Încerc să fac o achiziție pentru Everyday Rogue, dar nu se va salva în coșul meu. Există vreo modalitate de a remedia această problemă sau de a o precomanda într-o altă metodă?
Mai am câteva lucruri în coș, inclusiv o precomandă. De asemenea, am încercat să mă deconectez, să reîmprospăt pagina, să-mi repornesc browserul, să-mi golesc coșul și să accesez paleta prin e-mailul de anunț de precomandă.
334-558-4837 este numărul meu de telefon. Aștept vești de la tine în curând.
Mulțumesc foarte mult.
Ryan