Nekatere najbolj kritične veščine, ki jih lahko imate kot zaposleni, so organizacijske sposobnosti/organizacijske sposobnosti. Z organiziranostjo se boste lažje držali rokov, zmanjšali stres in hitreje dokončali naloge.
Da bi razumeli, kako vam krepitev vaših organizacijskih sposobnosti lahko pomaga pri boljši uspešnosti pri delu, morate najprej razumeti, kaj ta sklop spretnosti obsega.
V tem članku si bomo ogledali več vrst organizacijskih sposobnosti, predlagali načine za izboljšanje vaših talentov in raziskali, kako prikazati organizacijske sposobnosti v življenjepisu ali med razgovorom za službo.
Kaj so organizacijske sposobnosti?
Organizacijske sposobnosti so tiste, ki vam omogočajo učinkovito in uspešno uporabo vaših virov. Če ste organizirani, lahko učinkovito upravljate s svojim časom, energijo in delovnim mestom ter opravite vse dodeljene naloge.
Glede na vašo panogo in delovno mesto imajo lahko organizacijske sposobnosti različne oblike, vendar običajno vključujejo vzdrževanje čistega delovnega prostora, upravljanje rokov in učinkovito komuniciranje s sodelavci.
Vrste organizacijskih sposobnosti
Tukaj so vrste spretnosti, ki podpirajo organizacijske sposobnosti.
Upravljanje časa
Organiziranost zahteva dobro upravljanje s časom. Dovolite si dovolj časa za dokončanje opravil, izogibajte se porabi preveč časa za katero koli dejavnost in uravnotežite svoj čas doma in v službi so primeri Upravljanje časa .
Upravljanje s časom je ključnega pomena, saj vam omogoča, da ohranite energijo in ostanete mirni v hitrem tempu. Ključni vidik organizacije pisarne je odločitev, kdaj in kako izkoristiti svoj čas.
Komunikacija
Komunikacija je še ena bistvena organizacijska veščina, ki jo je treba upoštevati. Kako uspešno delite in sprejemate informacije v službi, je odvisno od vaših komunikacijskih sposobnosti. Če ste organiziran komunikator, boste lahko drugim članom svoje ekipe posredovali informacije, ki jih potrebujejo, na učinkovit in pravočasen način.
Na delovnem mestu organizirani komunikatorji poudarjajo učinkovitost s hitrim odzivom na vprašanja, ponujanjem jasnih navodil in doslednim posredovanjem informacij.
Močne komunikacijske sposobnosti običajno podpirajo visoko organizirane ljudi.
Postavljanje ciljev
Postavljanje dosegljivih ciljev je tudi del organizacije delovnega mesta. Zaposleni, ki so pravilno organizirani, si lahko ustvarijo osebne in poklicne cilje, ki jih motivirajo za trdo delo in doseganje uspeha.
Postavljanje dnevnih in tedenskih ciljev, ki oblikujejo vaše delo in vas ohranjajo osredotočene na delodajalčeve cilje, je pomemben del organiziranega poklica. Redno doseganje ciljev je znak dobro organiziranega zaposlenega, ki dobro uporablja svoje vire.
Delegacija
V mnogih situacijah organiziranost pomeni zavedanje svojih omejitev. Če delavna obremenitev zaposlenega postane prevelika zanj, se bo morda moral delegat ena ali več njihovih obveznosti do sodelavca.
Vedeti, kateri član ekipe je najbolj pripravljen za dokončanje dela ali projekta, je ključni vidik delegiranja. Morda boste lahko povečali produktivnost celotne ekipe, če boste lahko našteli in uredili svoje odgovornosti ter določili, katere boste delegirali.
Sposobnost delegiranja nalog je med delodajalci zelo zaželena veščina. Poleg tega je sposobnost in usposobljenost za razumevanje, kateri član ekipe mora opraviti določeno nalogo, točno tisto, kar bo delodajalec želel videti.
Ravnanje s pritiskom/stresom
V okoliščinah visokega pritiska je organizacija zelo pomembna. Organiziranost je ključnega pomena, da so zaposleni mirni in osredotočeni v hitrih situacijah in organizacijah s strogimi roki.
Če dobro delate pod pritiskom, ste lahko velika pridobitev v službi, če znate pravilno organizirati svoj čas, upravljati svojo energijo in uporabljati svoje vire.
Samo motivacija
Sposobnost prevzemanja odgovornosti je ključni vidik organizacije. Zaposleni, ki so dobro organizirani, se zavedajo dolžnosti, ki jih morajo opravljati, in so sposobni opravljati naloge brez nadzora in pomoči.
Če si lahko pri delu pridobite sloves organiziranosti in samozadostnosti, boste skoraj zagotovo imeli več možnosti, da svoje sposobnosti uporabite za delo in poklicno napredujete.
Analitično razmišljanje
Analitično razmišljanje vključuje sposobnost ocenjevanja in razumevanja podatkov, da bi dosegli zdravo presojo. Organiziranje v službi pogosto pomeni, da uredite svoje misli.
Ovire boste lahko premagali in preprečili zamude, če boste znali racionalno razmišljati o težavi in odkriti vzrok težave.
Pozornost do podrobnosti
Ta organizacijska sposobnost je odvisna od tega, kako vestno in temeljito opravljate svojo nalogo. Zaposleni, ki so dobro organizirani, razumejo, da bodo s trudom, da bi delo opravili pravilno, kasneje prihranili čas in delo.
Imeti čas in energijo za zagotovitev, da je vsak del dela pravilno opravljen in da je vsaka stopnja projekta ustrezno zaključena, je tisto, kar vključuje organiziranost.
Odločanje
Zaposleni, ki so dobro organizirani, so sposobni sprejemati odločitve. Premišljeno presojanje vključuje zbiranje vseh ustreznih podatkov, tehtanje prednosti in slabosti ter vnaprejšnje načrtovanje za predvidevanje rezultatov.
Če ste dobri pri organiziranju stvari, boste verjetno imeli komunikacijske sposobnosti, logično razmišljanje in ciljno usmerjen odnos dobro presojati.
Strateško načrtovanje
Kar najbolje izkoristiti svoj čas in energijo je del organiziranosti. Načrtovanje, kako boste uporabili svoje vire, je pomemben element tega. Ohranjanje natančnega urnika, uporaba časovnika koncentracije in dogovarjanje sestankov dni ali tednov vnaprej so pogosti primeri.
Organizirani ljudje/osebje običajno ostanejo na vrhu svoje naloge in se izogibajo zamujanju rokov tako, da razmišljajo vnaprej in se ustrezno pripravljajo.
Veščine načrtovanja spremljajo visoko organizirane strokovnjake.
Kako izboljšati ali ustvariti močne organizacijske sposobnosti
Tukaj je opisano, kako si prizadevati za močne organizacijske sposobnosti na delovnem mestu. Za izboljšati svoje organizacijske sposobnosti , poskusite naslednje:
Naredite seznam opravil
Spremljanje stvari, ki ste jih dosegli, in tistih, na katerih trenutno delate, je eden najboljših načinov, da ostanete organizirani.
Sprejemljive možnosti so tudi fizični seznami na bloku papirja ali digitalni seznami, do katerih dostopate prek telefona ali računalnika. Spremljanje opravljenih nalog in sestavljanje seznamov vam bo pomagalo ostati osredotočeni in na dobri poti.
Drug način, da pogledate na to, je, da preučite svojo splošno telesno organizacijo.
Držite se urnika
Nastavitev redne rutine je še en način, da postanete bolj organizirani. To je lahko v obliki fizičnega koledarja ali digitalnega časovnega dnevnika v telefonu.
Izdelava temeljitega koledarja vam bo omogočila boljše upravljanje s časom in izpolnjevanje rokov.
Pravilno razporejanje časa in mentalna organizacija sta močan pokazatelj visoko organiziranih strokovnjakov.
Učinkovito komunicirajte
Izboljšanje komunikacije na delovnem mestu lahko močno vpliva na vašo raven organizacije.
Komunicirate lahko učinkoviteje in zmanjšate možnosti napačne komunikacije tako, da načrtujete sestanke iz oči v oči, spremljate ključne razprave in pripravljate učinkovita e-poštna sporočila.
Redno komunicirajte s člani svoje ekipe.
Izboljšajte organizacijske sposobnosti z vajo, povratnimi informacijami in ponavljanjem.
Navedba organizacijskih sposobnosti v življenjepisu
Navedba konkretnih primerov vadbe organizacijskih veščin bo vodji zaposlovanja dala boljši občutek o tem, kaj lahko ponudite. Na primer, kot Upravni pomočnik , 'zagotavljanje, da so pisarniški materiali na svojem pravem mestu.'
To kaže na splošno željo po povečanju produktivnosti, dokončanju različnih nalog in zaščiti dragocenega časa podjetja.
Ključna organizacijska spretnosti, ki jih je treba navesti v življenjepisu :
- Pozornost do podrobnosti.
- Vodenje projektov.
- Načrtovanje proračuna.
- Razporejanje.
- Splošna produktivnost.
- Upoštevanje rokov.
- Usklajevanje dogodkov.
- Načrtovanje in doseganje ciljev.
- Strateško načrtovanje in projektno načrtovanje .
- Analiza nalog in analiza podatkov.
- Analiza poteka dela.
- Sledenje inventarju.
- Veščine upravljanja časa.
- Večopravilne sposobnosti.
Tukaj je opisano, kako v življenjepisu pokazati svoje odlične organizacijske sposobnosti:
1. Določite svoje organizacijske sposobnosti.
Na podlagi svojih izkušenj in osebnosti izberite, katere talente najbolj ponazarjate. Morda imate smisel za upravljanje časa ali večopravilnost. Razmislite, kako uporabljate te sposobnosti v službi, da jih boste lahko posredovali potencialnim delodajalcem v življenjepisu.
Razmislite o naslednjem scenariju: 'Delo lahko dokončam pred predvidenim rokom in ga oddam pravočasno. Uporabljam sistem za arhiviranje papirja, ki sem ga izumil na fakulteti, da imam svojo mizo organizirano.'
Pospravljena miza je zagotovo znak nekoga z močnim fokusom, ki se zelo zaveda svoje okolice in je pripravljen na učinkovito delo.
2. Uskladite svoje talente z zahtevami delovnega mesta.
Preden se zanj prijavite, natančno preberite opis delovnega mesta. Uskladite svoje organizacijske talente s ključnimi nalogami na delovnem mestu, kot jih določi delodajalec. Pogovarjate se lahko o svojih sposobnostih projektnega vodenja, na primer, če delovno mesto od vas zahteva, da delate s skupino za izvajanje nalog.
Razmislite o naslednjem scenariju: 'Že prej sem vodil ekipe in dodeljeval naloge na podlagi nabora spretnosti članov ekipe. Na svojem prejšnjem položaju sem bil odgovoren za analizo vsakega novega projekta in izbiro člana ekipe, katerega sposobnosti so najbolj ustrezale potrebam stranke.'
3. V povzetku izjave ali cilju življenjepisa uporabite talente organiziranja, da se predstavite.
Uporabite nekatere od teh talentov, da se opredelite v povzetku na vrhu vašega življenjepisa, ko izberete bistvene organizacijske sposobnosti, ki so ključnega pomena za vašega želenega delodajalca.
'Strateški načrtovalec, ki je spreten pri večopravilnosti in dajanje prednosti delovnim dejavnostim da bi kar najbolje izpolnili zahteve strank,' na primer.
4. Označite primere, v katerih ste uporabili svoje organizacijske sposobnosti.
V svojem preteklem delu opišite, kako ste uporabili organizacijske sposobnosti za dokončanje nalog. V območju izkušenj uporabite točke pod svojimi seznami delovnih mest.
Razmislite o naslednjem scenariju: 'V moji prejšnji zaposlitvi mi je uspelo prestrukturirati naš sistem inventarja v pisarni, tako da smo lahko bolje upravljali, kako različni oddelki uporabljajo zaloge. Vodji pisarne sem pomagal zmanjšati proračun prejšnjega leta za skoraj 500 $.'
5. Vključite ključne besede za svoje organizacijske sposobnosti.
Ko povzamete svoje talente za organizacijo, jih v naslednjem delu svojega življenjepisa samo postavite poleg svojih drugih veščin.
'Proračun, upravljanje časa in upravljanje koledarja,' na primer.
Izpostavljanje organizacijskih sposobnosti na zaposlitvenem razgovoru
Izmenjava primerov/delovnih primerov, kako ste ostali organizirani, ko ste delali v prejšnjih podjetjih, je eden najboljših načinov za prikaz vaših organizacijskih sposobnosti na razgovoru za službo.
Lahko opišete običajno strategijo, ki jo uporabljate za upravljanje svojega časa, številnih nalog in delegiranja delovnih mest.
Lahko se pogovorite tudi o času, ko so vam vaše organizacijske sposobnosti pomagale rešiti težavo ali prispevale k uspehu vaše ekipe.
Sposobnost dobrega delovanja v katerem koli okolju je pomemben vidik organiziranosti, zato lahko opišete tudi, kako mislite, da bodo vaše organizacijske sposobnosti vplivale na vaš uspeh na novem delovnem mestu.
Namigovanje o drugih fizičnih virih, ki jih uporabljate, da ostanete organizirani, lahko tudi nakazuje, da ste organizirana oseba. Govorite o veščinah delegiranja prek primerov vodenja projektov in o tem, kako delegiranje nalog pravemu članu ekipe vodi do dobrih rezultatov.
Primeri organizacijskih sposobnosti v življenjepisu
Primer navajanja organizacijskih sposobnosti v življenjepisu.
Za administrativnega pomočnika:
- Redno pregleduje zaloge, ki so popisane, prejete in shranjene.
- Pregleduje račune in embalažne papirje, da potrdi, da je pošiljka točna.
- Izvaja sestanke in/ali turneje, ki so načrtovane.
- Izvaja redno, nekritično arhiviranje in kopiranje. Zbira in raznaša papirje in pošto.
- Kot odgovor na telefonska ali osebna vprašanja preusmerja klice, pozdravlja goste in zagotavlja rutinske informacije gostom ali strankam.
- Ima močne zmožnosti vnosa podatkov.
Za to posebno vlogo bo še ena pomembna organizacijska veščina verbalna komunikacija. To bi moralo biti navedeno v razdelku 'spretnosti' življenjepisa.
Najpomembnejše organizacijske sposobnosti
Najpomembnejše organizacijske sposobnosti.
Sposobnost načrtovanja
Strateško načrtovanje je izraz, ki se nanaša na proces. V smislu širše slike ne postane veliko večji od strateškega načrtovanja. Ko načrtujete strateško (v nasprotju s taktičnim), ne razmišljate o tem, kako si urediti dan, teden ali celo celoten življenjski cikel projekta.
Razmišljate o poslovnih ciljih v kontekstu veliko daljšega časovnega okvira. Medtem ko je biti kompetenten strateški načrtovalec čudovita veščina v kateri koli karieri, je to še posebej pomembno za nekoga na vodilnem položaju.
Določanje prednosti
Biti sposoben določiti prednost svojim številnim nalogam je ključni vidik duševne organizacije. Razčlenitev večstopenjskih postopkov na njihove sestavne dele in določanje najboljšega zaporedja za njihovo izvedbo dokazuje vaše sposobnosti reševanja problemov.
Svoje strateške talente lahko pokažete tako, da predvidite možne težave in vnaprej razvijete rešitve.
Cilj dajanja prednostnih nalog je kar najbolje izkoristiti svoj čas in energijo ter zmanjšati stres za vas in vašo ekipo. Ni pomembno, če pred poldnevom prečrtate tri stvari s svojega seznama opravil; če ne označite najnujnejšega elementa, ne boste pravilno razvrstili prednostnih nalog.
Druge veščine, ki jih je treba upoštevati
Vse, kar je povezano z dodeljevanjem virov, doseganjem želenih rezultatov vodje, predlaganjem zmožnosti določanja prednostnih seznamov opravil, usmerjanjem drugih članov ekipe in iskanjem fizičnih rešitev za težave.
Poleg tega se dobro organizirani posamezniki pogosto dobro naspijo, načrtujejo teden, ki je pred nami, iščejo koristne orodja, ki prihranijo čas , in komunicirati z uporabo razumnih strategij na učinkovit način. Čeprav skrb zase ni nekaj, kar bi bilo treba omeniti v življenjepisu, bi lahko bilo koristno vedeti v zvezi z lastnim razvojem kariere/osebnimi razvojnimi potrebami ali namenom priprave na razgovor.
Ne pozabite predlagati teh
Vprašanja za intervju, ki kvalificirajo organizacijske sposobnosti
Povejte mi o projektu, na katerem delate. Kakšno metodo ste uporabili za organizacijo nalog?
Primer odgovora:
»Prodajna ekipa pri Applu si je prizadevala povečati stopnjo konverzije naših odhodnih klicev ves čas mojega službovanja tam. Ustvaril sem strategijo, v kateri bi novim strankam zagotovili brezplačno poskusno obdobje, polno njihovega lastnega upravitelja uspeha strank.
Moral sem sodelovati z ekipo za pomoč uporabnikom, da sem našel ljudi, ki so se bili pripravljeni usposabljati in delati s strankami na podlagi polnega delovnega časa. S skupino za trženje sem sodeloval tudi pri ustvarjanju ciljne strani, ki je razlagala ponudbo, tako da so lahko potrošniki na različne načine izvedeli več o njej, prodajalci pa so jih lahko usmerili v pravo smer.
Postavitev je trajala tri tedne, kar je bil teden dni hitreje od roka projekta. Izhodne prodajne konverzije so se naslednji mesec povečale za 8 % in naslednji mesec še za 8 %. Preizkusni program se je od takrat razvijal in razširil in je zdaj eno najučinkovitejših orodij za usposabljanje strank Apple.”
Povejte mi primer časa, ko ste žonglirali z več odgovornostmi hkrati.
Primer odgovora:
Delo v gostinstvu vas privaja na velika nihanja dejavnosti. Poleg naše običajne petkove večerne akcije, ki je bila vedno precejšnja, smo nekega večera v Nicheju imeli maturantsko zabavo in dekliščino. Takoj sem opazil, da je naše strežno osebje preobremenjeno, zato sem se javil za pomoč.
Obravnaval sem vsa naročila pijače za obe strani in poskrbel, da se je našemu rednemu natakarju pridružil še drugi natakar, ki je bil usposobljen za bar. Po tem sem drugo mizo za avtobuse premaknil na prosto, da bi podaljšal naš odzivni čas za obiskovalce terase. Poleg tega sem krožil po sobi in preverjal mize, da sem se prepričal, ali so postreženi in ali so zadovoljni s svojo izkušnjo.
Na splošno je bila to najbolj dobičkonosna noč v restavraciji, s povprečno napitnino dobrih 12 %. Uspevam v hitrih okoljih in situacijah, kot je ta, kjer so moje organizacijske sposobnosti in sposobnosti delegiranja lahko na preizkušnji.'
Alternativni sinonim za organizacijske sposobnosti
Za uporabo v življenjepisu ali na razgovoru za službo:
- Birokratsko.
- Ukazovanje.
- Režiserski.
- Vladni.
- Zakonodajno.
- ministrski.
- Regulativni.
- Nadzorni.
- Avtoritativno.
- Centralno.